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Output Management

Output Management Überblick

Ob Industrie, Regierung, Logistik, Gesundheitswesen, Telekommunikation, Energieversorgung oder Abfallentsorgung – jede Organisation, jedes Unternehmen muss sicherstellen können, dass Dokumente, sowohl physische als auch elektronische, jederzeit pünktlich und zuverlässig erstellt werden können.

Eine Investition in ein Output Management System ist von grundlegender Bedeutung für die meisten Organisationen und eine effektive Kostenkontrolle im Output Management sollte für Leiter der IT-Abteilungen und des Finanzcontrollings von großem Interesse sein.

Output Management übernimmt auch die Verwaltung von Druckerspooler-Systemen, welche gerade in größeren Organisationen extrem hohe Kosten verursachen können - bedingt durch viele Drucker, oft verbunden mit E-Mail, Fax und Archiven und dazu kommen häufig viele verschiedene Anwendungen (z.B. Office und SAP) und zusätzlich eventuell noch mehrere Betriebssysteme.

Ein professionelles Output Management System (OMS) kann erheblich zu einer Optimierung der IT-Infrastruktur beitragen und so die Kosten für das Dokumenten Output unter Kontrolle halten. Die Implementierung eines zentralen Spooling Systems, welches Plattform-übergreifend die gesamte Output-Verwaltung für alle Anwendungen übernimmt, stellt einen klaren Veranwortlichkeitsbereich und eine zentrale Kostenstelle für die gesamten Output-Anforderungen Ihres Unternehmens sicher.

Output Management für Unternehmen im 21. Jahrhundert

Es gibt keinen Mangel an verschiedensten Output Management Systemen, jedoch werden einige dieser Systeme den wichtigen Anforderungen für ein modernes Output Management nicht gerecht.

Das betrifft im Besonderen die folgenden Bereiche:

Sicherheit und Compliance

Dokumente mit sensiblem Inhalt können nicht einfach an irgendeinem Drucker ausgegeben und bei Gelegenheit abgeholt werden. Wenn jedoch eine zentrale Anwendung nur auf Netzwerkdrucker zugreifen kann und mit diesen Geräten direkt verbunden ist, ist der einzige Weg, die Datensicherheit zu gewährleisten meist der, den Arbeitsplatz eines jeden Mitarbeiters mit einem eigenen Drucker auszustatten, der potentiell ein Dokument mit sensiblen Daten ausdrucken könnte.

Gesetzliche Regelungen – zum Beispiel im Bereich von Regierungs- und Militärbehörden, aber auch im Gesundheitswesen und anderen Organisationen – schreiben eine sorgfältige Vorgehensweise im Umgang mit sensiblen Informationenen klar vor. Firmenintere Informationen wie Gehaltsabrechnungen, Prototyp Designs, Marketinganalysen und interne Berichte müssen mit größter Vertraulichkeit verarbeitet und vor unbeabsichtigter Weitergabe an Dritte geschützt werden.

Der Umgang mit persönlichen Daten wie Arztberichte, Krankenakten, Kundenangaben sind durch verschiedene Gesetze und Verordnungen zum Datenschutz geregelt. In manchen Organisationen ist der Anteil an solchen sensiblen Daten im täglichen Dokumenten Output sehr groß. In diesem Fall sollte eine Output Management Lösung ein sicheres Drucken ermöglichen. Idealerweise durch flexible Vergabe von Einzelberechtigungen für unterschiedliche Sicherheitsstufen – von Bereichen mit einfacher geschütztem Zugang (z.B. Swipe-Card) bis hin zu Bereichen höherer Sicherheit, für die man eine spezielle Zugangskarte und PIN benötigt.

Mobilität und Virtual-Desktop-Infrastruktur (VDI)

In großen Organisationen arbeiten viele Arbeitnehmer an verschiedenen Standorten – zum Beispiel als Bereichsleiter oder bei unternehmensweiten Projekten. Dazu kommen Angestellte und auch externe Mitarbeiter, die keinen festgelegten Arbeitsplatz haben, sondern über einen Virtual-Desktop arbeiten.

Das kostengünstige Einsetzen mobiler Arbeitsplätze zieht häufig neue Herausforderungen nach sich – zum Beispiel die Fragen: Wie drucken diese Mitarbeiter? Benötigen sie die Drucker-IDs aller möglichen Geräte des Unternehmens um ihre Druckaufträge verarbeiten zu können? Gibt es vielleicht eine Output Management Lösung mit einer „follow-me“-Funktion, die es dem Anwender ermöglicht, ihren Druckauftrag an jedem gewünschten Gerät auszuführen, ungeachtet ihres Standortes und ohne die Drucker-Bezeichnung oder -ID zu kennen?

Meist werden diese Probleme dadurch gelöst, dass der Anwender vor Meetings mit Kollegen anderer Firmenstandorte viele Kopien der Dokumente und Berichte ausdruckt, die er möglicherweise benötigen wird. Nicht selten wird ein Großteil dieser vorab angefertigen Ausdrucke ungenutzt weggeworfen.

Kostenkontrolle und Kostensenkung

Gartner berichtet, dass durchschnittlich 10% aller ausgedruckten Dokumente nicht vom Gerät abgeholt werden. Zum einen gibt es viele Anwendungen, die einen Ausdruck generieren, ob das vom Anwender gewünscht wird oder nicht. Hier wird also jedesmal ein Dokument ausgedruckt, obgleich es nicht immer in ausgedruckter Form benötigt wird. Zum anderen drucken viele Anwender auch selbst Dokumente aus, „für den Fall“, dass sie sie benötigen, vergessen jedoch, das Dokument abzuholen (es war vielleicht doch nicht ganz so wichtig?) oder kommen zu spät zum Gerät, so dass Dokument bereits weggeworfen oder versehentlich mitgenommen worden ist.

Hier kann ein Output Management System zu einer signifikanten Kostenreduktion führen, indem es zunächst Druckaufträge sammelt und der jeweilige Anwender im Bedarfsfall entscheiden kann, wann und wo der Ausdruck durchgeführt werden soll oder ob der Druckauftrag zu löschen ist. Das richtige Output Management System ist eines, welches „just-in-time“ statt „just-in-case“ bietet.

Wenn die Lösung des Problem des sicheren Druckens bisher vorsah, einen Drucker auf dem Schreibtisch eines jeden Anwenders aufzustellen, der möglicherweise ein Dokument mit sensiblen Daten ausdrucken muss, kann man nun mit einem modernen Output Management System mit sicherer Druckfunktion augenblicklich Hardware einsparen.

Verringerung des CO² Fußabdrucks – Investition in umweltfreundliche Technologie

Anwendungen, die immer einen automatischen Ausdruck an einem Netzwerkdrucker auslösen, für den Fall, dass ein Dokument benötigt wird, verursachen immense Kosten – durch zu viele Drucker innerhalb eines Unternehmens, zu viele Ausdrucke, die nie abgeholt, versehentlich weggeworfen oder mitgenommen werden und einen zu hohen Verbrauch von Energie, Toner und anderen Verbrauchsartikeln.

Eine Investition in ein geeignetes Output Management System kann sich positiv auf die CO² Bilanz eines Unternehmens auswirken. Viele Unternehmen geben bewusst Mittel für Investitionen frei, die ihren CO² Fußabdruck verbessern, sie sehen die Bedeutung nicht nur in der erzielten Energie- und Kostenersparnis, sondern nehmen das Potential beim Imagegewinn wahr – eine solche Investition schafft Vertrauen und somit einen begründeten Marktvorteil.

Output Management for Secure and Mobile documents

Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihre Ausgabe

Plattformübergreifende Drucktechniken

Drucken scheint vielleicht auf den ersten Blick unattraktiv, aber wahrscheinlich beruhen alle Ihre Geschäftsprozesse auf der Erstellung von Dokumenten - gedruckt oder auf eine andere Art reproduziert. Anwendungen wie SAP ®, Navision, Sage, Word geben Dokumente über ein Spooling-System oder Output Management System aus. Warum?

Ihre Organisation besitzt wahrscheinlich im Schnitt etwa einen Drucker für jeden fünften Mitarbeiter. Ihre Mitarbeiter müssen jederzeit auf einem dieser Geräte drucken können. Welches System verwaltet diese Datenströme? Das Output Management System! Wenn Sie ein schlechtes System oder Systeme besitzen, kostet Sie das echtes Geld!

Die ideale Lösung ist ein universelles Output Management System für alle Ihre Ausgabegeräte, unabhängig davon, wie viele Anwendungen, Server oder Betriebssysteme eingesetzt werden. Ein gutes Output Management System wird plattformunabhängig sein und eine einheitliche Benutzeroberfläche besitzen.

E-Mail, Fax, Archive

Im Internetzeitalter beinhaltet die Dokumentenausgabe nicht nur den Druck. E-Mail und Fax-Kommunikation bieten Alternativen, die Ihre Verbrauchsmaterialien und Kosten reduzieren und eine schnelle Übertragung von wichtiger geschäftlicher Korrespondenz bieten. Eine archivierte Kopie, die automatisch als Abbild des Originaldokuments erstellt wird, ist dabei essentiell.

Ihr Output Management System und Dokumenten-Workflow-Systeme müssen diese Funktionalitäten vollständig in Ihre Geschäftsprozesse integrieren.

OM Plus Delivery Manager - Zentrales Output-Management

Die schematische Darstellung oben zeigt wie die OM Plus Delivery Manager Lösung von Plus Technologies eine der zentralen Output Management Anforderungen umsetzt - zentrales Management von Dokumentenzustellung unabhängig des Ursprungs. Das OM Plus Delivery Management Modul agiert als EIN spooling System für ALLE Anwendungen und ALLE Ihre Betriebssysteme, zentralisiert die Verwaltung von vielen Dokumenteneingaben und -ausgaben zu einem einzigen, skalierbaren System, welches zudem noch SAP ® zertifiziert ist.

Abgesehen von Standard-Funktionen wie ein automatisches Umschalten bei ausgefallenen Geräten, Lastverteilung mit Umschalten auf den nächsten freien Drucker in einer Gruppe, Priorisierung von Druckjobs mit Steuerung von z.B. Massendruck außerhalb der Geschäftszeiten, ist das System erweiterbar so dass Sie Ihre einzigartige Output Management Anforderungen umsetzen können.

My Print Delivery - Follow-Me

OM Plus My Print Delivery ist eine voll ausgestattete "Follow Me" Output-Lösung welche auf der einen Seite Kosten reduziert durch die Vermeidung von Verlust oder unerwünschter Druckausgabe, und auf der anderen Seite stellt die Datensicherheit und Privatsphäre sicher indem die gedruckte Ausgabe direkt in den Händen von autorisiertem Personal geliefert wird.

My Print Delivery steigert auch die Flexibilität in Ihrem Unternehmens-Output-Management - wenn Ihre Mitarbeiter öfter auf Reisen zwischen mehreren Geschäftsstellen sind, z.B. Projekt-Manager, wäre es doch schön, wenn sie ihre Dokumente und Ausdrucke für die Meetings mit ihren Anwendungen fertig stellen können mit der Option, sie an dem Ort auszudrucken, wo sie benötigt werden! Sofern Ihre Mitarbeiter internetfähige Mobil-Telefone benutzen dürfen, können sie diese Flexibilität in Ihrem Unternehmen einfügen.

OM Plus i-Sat

OM Plus i-Sat ist eine Erweiterung für OM Plus Delivery Manager und bietet Drucken via Cloud (Internet) für abgelegene Büros und für Mitarbeiter, die keine VPN Connection nutzen. Der Computer benötigt lediglich eine Internetverbindung und eine kleine i-Sat Komponente, der regelmäßig beim zentralen OM Plus Server aktuelle Druckaufträge abfragt.

Stats Manager

Ein weiteres OM Plus Module vervollständigt die Output Management Optionen, angeboten von clSysTech und Plus Technologies - der OM Plus Stats Manager - kann Ihnen exakt sagen was wo ausgedruckt wurde, so dass Sie sehen können wodurch Ihre Druckkosten entstehen und die Kosten entsprechend den Kostenstellen / Abteilungen zuordnen. Es gibt keine besser Kontrolle für die Druckkosten, als die Abteilungen für ihre Kosten zur Verantwortung zu ziehen.

Stellen Sie sich vor, Sie haben in ein anspruchsvolles Multifunktions-Farb-Gerät investiert auf das viele Benutzer Zugriff haben. Wenn Sie nachweisen können, dass ein hoher Anteil der Kosten bei diesem Gerät Ausdrucke waren die Ihre Mitarbeiter für ihren privaten Gebrauch gedruckt haben, d.h. nicht alles war geschäftsrelevant, können Sie diese Verschwendung und Gemeinkosten drastisch reduzieren, indem Sie Ihre Mitarbeiter anweisen eine geringere Qualität, dadurch geringere Kosten, für eine solche Ausgabe zu verwenden oder sie müssen anteilig die Kosten zu diesem teuren Gerät tragen. Auch dieses ist Output Management!

Fleet Management

Zu den Grundkosten in vielen Unternehmen gehören die Drucker-Gerätekosten sowie deren Verbrauchsmaterial. Im Wesentlichen müssen Sie sicherstellen, dass ausreichend Toner und anderes Verbrauchsmaterial am richtigen Platz zur Verfügung steht, damit die Drucker nicht für Stunden oder mehrere Tage offline sind, weil Sie versäumt haben Toner rechtzeitig nachzubestellen. Hinzu kommt, dass, wenn Sie die Kosten der verschiedenen Geräte überwachen könnten, Sie teure Ausrüstung durch Geräte mit einem besseren Preis oder einer zuverlässigeren Ausrüstung ersetzen oder austauschen können.

clSysTech verkauft und unterstützt Plus Technologies' OM Plus Fleet Management Lösung zur Abdeckung dieser Anforderungen. Unabhängig davon welches Output Management System sie benutzen (OM Plus Fleet Manager benötigt keine OM Plus Delivery Manager), mit der Fleet Management Lösung stellen Sie sicher, dass Verbrauchsartikel zur rechten Zeit bestellt werden und behält die Übersicht, wie viel Sie für die Verbrauchsartikel bezahlen.